Ny praksis for oplysninger på Tilbudsportalen

Socialtilsyn Syd har ændret praksis for at indsende og få godkendt oplysninger på Tilbudsportalen af to overordnede grunde:

Dels vokser ønsket nationalt om et bedre datagrundlag på socialområdet. Et bedre datagrundlag på Tilbudsportalen er et vigtigt bidrag til denne dagsorden.

Og dels ønsker Socialtilsyn Syd at skabe en smidigere arbejdsgang mellem sociale tilbud og Socialtilsyn Syd ifm. indberetninger og godkendelse af oplysninger på Tilbudsportalen. Her har den eksisterende praksis vist sig blandt andet at give udfordringer, når tilbud indberetter sager med oplysninger, som vedrører både det socialfaglige arbejde, økonomien og godkendelsesgrundlaget i det enkelte tilbud.

Vi inddeler oplysningerne på Tilbudsportalen i tre grupper, som alle er omfattet af den nye praksis:

1. Oplysninger, der kræver, at tilbuddet skal ansøge om ændring
2. Oplysninger om tilbuddets økonomi
3. Oplysninger om tilbuddet og dets faglige arbejde.

Her på siden kan I læse mere om, hvordan oplysningerne i de enkelte kategorier nu skal indberettes.

Indberetningspligt 

Både offentlige og private tilbud har pligt til at indberette og opdatere oplysninger om tilbuddet på Tilbudsportalen, jf. Bekendtgørelse om Tilbudsportalen fra Social-, Bolig- og Ældreministeriet. Tilbudsportalens anvendelighed som værktøj er helt afhængig af, at de oplysninger der indtastes og godkendes er korrekte, samt at de ajourføres, så de løbende er aktuelle

Ny supportfunktion

Som støtte til vores nye praksis har Socialtilsyn Syd oprettet en central supportfunktion, som yder bistand til tilbud ifm. at indberette og få godkendt oplysninger på Tilbudsportalen. Kontaktinfo til supportfunktionen findes i boksen øverst til højre her på siden.

Hvis et tilbud foretager dispositioner, der afviger fra tilbuddets godkendelse, skal ændringerne godkendes af Socialtilsyn Syd. Ændringerne skal også ajourføres på Tilbudsportalen.

Fremover vil Socialtilsyn Syd ajourføre de nye oplysninger på Tilbudsportalen, når en ansøgning om ændring fra et tilbud er godkendt.

Socialtilbud Syd screener alle indberetninger for oplysninger, der afviger fra tilbuddets godkendelse. Det betyder, at hvis et tilbud indberetter oplysninger, der skal godkendes via en ansøgning om ændring, vil Socialtilsyn Syd afvise indberetningen og gøre opmærksom på, at den indeholder oplysninger, der skal ansøges om at få ændret.

Ændringer hos et tilbud, som kræver godkendelse af Socialtilsyn Syd, kan for eksempel være:

• Det juridiske grundlag
• Antallet af pladser på tilbuddet
• Tilbuddets fysiske rammer
• Ny eller udvidelse af eksisterende målgruppe på tilbuddet.

OBS! Listen over ændringer er ikke udtømmende, men blot eksempler på ændringer, som kræver godkendelse af Socialtilsyn Syd.

Læs mere og find blanketten til ansøgning om ændring her:

Ansøg om ændring

Selvstændig indberetning af økonomiske oplysninger

Alle økonomiske oplysninger – budgetter, årsrapporter og indsatser (takster) – skal fremover indberettes selvstændigt på Tilbudsportalen.  Det betyder, at hvis der f.eks. er indberettet et budget eller årsrapport, sammen med andre oplysninger, vil Socialtilsyn Syd afvise indberetningen og gøre opmærksom på, at økonomiske oplysninger skal indberettes selvstændigt.

Særligt vedrørende indberetning af budget og takster

En vigtig ændring i praksis er, at inden et tilbud indberetter sit budget, skal de to oplysningstrin ’Faggrupper’ og ’Normeringer’ være opdateret på Tilbudsportalen. Socialtilsyn Syd bruger oplysningerne til blandt andet at kvalitetssikre oplysninger i tilbuddets budget. De to trin skal vise, hvor mange medarbejdere, fordelt på faggrupper, som tilbuddet skal bruge ved fuld belægning. Oplysningerne skal opdateres mindst en gang om året. Er der tale om større ændringer, som for eksempel kræver ændringer i sammensætningen af personale, skal de to trin opdateres oftere.

Når tilbuddet har sikret sig at ’Faggrupper’ og ’Normeringer’ er opdateret, skal budgettet indsendes som en selvstændig indberetning.

Når budgettet er godkendt af Socialtilsyn Syd, skal tilbuddet indberette takster for det kommende år via trinnet ’Indsatser’. Trinnet ’Indsatser’ skal også indberettes som en selvstændig indberetning. Det giver mulighed for at sammenholde det godkendte budget med taksterne indberettet i trinnet ’Indsatser’ og herefter godkende oplysninger om de indberettede takster.

Alle oplysninger, som ikke vedrører enten ’ansøgning om ændring’ eller oplysninger om ’tilbuddets økonomi’, kategoriseres som ’oplysninger om tilbud og dets faglige arbejde’.

Disse oplysninger bliver automatisk forhåndsgodkendt af Socialtilsyn Syd på Tilbudsportalen, hvorefter det ved næste tilsynsbesøg påses, om oplysningerne er korrekte. Konstateres ukorrekte oplysninger ved et tilsynsbesøg, orienteres tilbuddet via digital post om, at der er oplysninger, som skal rettes.

Alle indberetninger på Tilbudsportalen bliver screenet af Socialtilsyn Syds data- og planlægningsenhed. Det sikrer, at oplysningerne fordeles effektivt i de korrekte kategorier. Det sikrer også en hurtigere sagsbehandling og feedback til tilbuddet, hvis indberetningerne ikke ligger indenfor de beskrevne rammer.

Socialtilsyn Syds data- og planlægningsenhed står for al teknisk support og ensartet vejledning ift. tilbuds indberetninger på Tilbudsportalen. De faglige spørgsmål til indberetningerne bliver stadig besvaret af fagmedarbejderne.

Socialtilsyn Syd forventer, at den nye praksis vil bidrage positivt til et mere smidigt samarbejde om indberetning og godkendelse af oplysninger på Tilbudsportalen og på den måde øge kvaliteten af datagrundlaget på Tilbudsportalen.